Arkistointi ja säilytys/jakaminen/avaaminen

Kun tallennat aineistosi arkistoon, se tallennetaan sinne toistaiseksi. Arkistointiaikaa ei siis määritellä vuosissa. Mikäli aineistoa on tarkoitus säilyttää vain rajattu aika hankkeen jälkeen tulosten verifiointia varten eikä aineiston jakamiseen ole mahdollisuuksia esimerkiksi tietosuojasyistä johtuen, omat työskentelyyn tarkoitetut tallennustilat voivat olla sopivin ratkaisu.

Aion tallettaa aineistoni Tietoarkistoon. Miten tästä kannattaa informoida tutkittavia?

Tietoarkistolla on erinomaiset ohjeet arkistoinnista informointiin.

Missä tietokannassa aineistoni voitaisiin avata? Tutkimukseni käsittelee suomen kieltä ja aineistoni koostuu puheaineistoista ja niiden litteraateista.

Datan avaamiselle tulee mieleen kaksi potentiaalista paikkaa. Tutkimuksesi ja aineistosi liittyy kieleen, jolloin oivallinen valinta voisi olla Kielipankki. Kielipankkiin voi tallentaa kieliaineistoja niin puheena kuin tekstinä. Litteraateille sopiva paikka on myös Tietoarkisto joka arkistoi erityyppisiä ja eri tieteenaloilta tulevia aineistoja. Äänitallenteita he eivät kuitenkaan ota vastaan.

Molemmat ovat luotettavia toimijoita ja ovat ansainneet toiminnastaan Core Trust Seal -sertifikaatin. Riittää siis, että valitset yhden paikan datasi avaamiselle.

Miten voin säädellä arkistoidun aineiston näkyvyyttä?

Arkistot tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja siitä, miten rajattu tai laaja joukko voi aineistoasi käyttää. Esimerkiksi Kielipankilla on kolme käyttöoikeusluokkaa: PUB-luokka täysin julkinen jakelu, ACA-luokka tutkimus- ja opetuskäyttö, RES-luokka vaatii henkilökohtaisen luvan.

Tietoarkiston käyttöoikeusluokat ovat hyvin samankaltaiset: A vapaasti käytettävät aineistot, B tutkimukseen, opetukseen, opiskeluun käytettävät aineistot, C vain tutkimukseen ja ylempiin opinnäytteisiin käytettävä aineistot ja D vain luovuttajan luvalla käytettävät aineistot.

Data-arkistoissa aineistosi kuvailutiedot (metadata) ovat julkisesti näkyvillä. Sehän taas on vain hyvä asia, koska jo kuvailutiedot tekevät tutkimustasi näkyväksi ja markkinoivat työtäsi.

Kuinka kauan tutkimusaineistoa tulee säilyttää?

Jos dataa ei ole määritelty pitkäaikaissäilytykseen eikä tutkimukseen liity esim. sellaista rahoittajatahoa, jolla olisi vaatimuksia aineiston säilytysajan suhteen, tutkimuksen tekijä saa itse määritellä datalle tarpeellisen säilytysajan. Jos esimerkiksi väitöskirja tai muu opinnäytetyö on jo hyväksytty ja julkaistu eikä aineiston säilyttämiselle ole enää tarvetta, sen voi hävittää tietoturvallisesti. Jos aineisto sisältää henkilötietoja, se tulisikin hävittää heti, kun käyttötarve ja -tarkoitus ovat päättyneet.

Tutkimukseen osallistuneille henkilöitä tulee jo aineiston keruuvaiheessa informoida siitä, kauanko heihin liittyvää aineistoa tullaan tutkimuksen puitteissa säilyttämään. Aineistojen säilytys on muutenkin hyvä suunnitella jo mahdollisimman alkuvaiheessa tutkimuksen alkaessa. Mikäli aineistoon kohdistuisi esim. pitkäaikaissäilytyksen tarvetta, ennakoiva säilytyksen suunnittelu (mm. säilytyspaikat, pitkäaikaissäilytykseen optimoidut tiedostoformaatit jne.) edesauttaa aineiston säilytykseen siirtämistä tutkimuksen päätyttyä.”

Avaanko aineistoni vasta tutkimusten julkaisemisen jälkeen vai jo tutkimustyön kuluessa?

Tähän ei olen ihan yksiselitteistä vastausta. Datan avaamisen ajoitus riippuu paljon sinusta itsestäsi. Mistä vaiheessa haluat ja voit avata aineistosi muiden käyttöön? Tutkijalla on toki ensikäyttöoikeus aineistoonsa ja sinun valintasi on avatako tutkimustyön aikana vai jälkeen. Suomen Akatemia linjaa näin: ”Tuotetut tutkimusaineistot tulee saattaa avoimesti saataviksi mahdollisimman pian tutkimustulosten julkaisemisen jälkeen.”