Vuonna 2020 oli käynnissä Tutkimusaineistot organisaatiossa -projekti, jonka tavoitteena oli kartoittaa tutkimusaineistojen hallintaan liittyviä prosesseja, tarpeita ja puutteita sekä hahmotella yliopiston sisäinen prosessimalli tutkimusaineistojen tietojen systemaattiseen keräämiseen ja säilyttämiseen vastuutahoineen. Projekti käynnistyi vuoden 2020 alussa taustatietojen keräämisellä ja tiedekuntavierailuilla, ja tässä vaiheessa yhteistyötä tehtiin erityisesti Tutkimuksen tietosuojaprojektin ja Tutkimusdatan pitkäaikaissäilytys -projektin kanssa.
Tutkimusaineistojen hallinnassa koko organisaation tasolla on olennaista saada jatkossa ajantasainen tieto tuotetuista tai tuotettavista uusista tutkimusaineistoista. Tämä on edellytys erityisesti tietosuojalainsäädännön ja tiedonhallintalain asettamien vaatimusten täyttämiseksi. Projektissa laadittiin selvitystyön pohjalta ehdotus tutkimusaineistojen metadatojen harvestoinnista tutkimustietojärjestelmään (TUNICRIS). Varsinaisen harvestoinnin kehittäminen ja käynnistäminen tapahtuu vuoden 2021 kuluessa.
Lisäksi selvitettiin, miten aloittavien hankkeiden aineistoihin on mahdollista päästä käsiksi jo varhaisessa vaiheessa. Keskeisenä toimena on käynnistetty yhteistyö tutkimuspalveluiden ja talouden kanssa, jotta saadaan ensi alkuun tieto aloittavien Suomen Akatemian hankkeiden aineistoista. Jatkossa on tavoitteena helpottaa aloittavien hankkeiden aineistonhallintaa ja aineistotietojen keräämistä mm. koneluettavien aineistonhallintasuunnitelmien avulla.
Projektin keskeisenä tuotoksena laadittiin yliopiston prosessimalli tutkimusaineistojen tietojen hallinnasta, johon on hahmoteltu jo olemassa olevat järjestelmät, palvelut ja ratkaisut, tulevaisuudessa kehitettävät ratkaisut ja palvelut sekä vastuutahot. Tutkimusaineistojen hallinnan näkökulmasta lisäksi tietohallinnon datanhallinnan kehittämiskohteet ja järjestelmäsuunnitelmat vaikuttavat merkittävällä tavalla prosessin muodostumiseen ja kehittymiseen jatkossa. Tutkimusaineistojen hallinnan ohjaamiseen jatkossa vaikuttaa lisäksi vuoden 2021 alussa toimintansa aloittaneen tutkimusaineistojen hallinnan ohjausryhmän toiminta ja tavoitteet.